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Settore: Gestione dei flussi documentali

Software GRC per Banco BPM: cruscotto Avanzamanto Piano GRC BANCO BPM

Governance Risk & Compliance per Banco BPM

Scritto da RosiRous_86 il .

  • Verona al tramonto

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  • Piazza Duomo Milano

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IL CONTESTO

La crescente centralità del governo di controlli e rischi in ambito al sistema bancario europeo, ha spinto BBPM a dotarsi di uno strumento di GRC per gestire i processi di controllo e monitoraggio interno con la necessaria robustezza, flessibilità e tempestività.

E’ stata ricercata una piattaforma software in grado di supportare le Funzioni Aziendali di Controllo nella gestione del ciclo di vita di rischi e processi.

Il progetto è stato guidato dalla funzione Audit, supportata dalla funzione IT.

IL PROCESSO DI SELEZIONE DEL FORNITORE

Attraverso una selezione pubblica, Banco BPM ha selezionato NEXT come fornitore per il progetto riconoscendo il valore dell’esperienza acquisita da NEXT nella realizzazione di una piattaforma software GRC per un primario gruppo bancario e assicurativo italiano e la dimostrata capacità di NEXT di declinare la soluzione, personalizzandola  in modo importante per renderla conforme ai processi operativi delle Funzioni Aziendali di Controllo della Banca.

Logo Banco BPM

  • Banco BPM

    Cliente

  • Software GRC

    SERVIZI

  • Web Application

    TECNOLOGIE

  • Milano-Verona

    LUOGO

Cruscotto Avanzamanto Piano GRC BANCO BPM

IL PROCESSO PROGETTUALE

Il percorso di affiancamento delle funzioni di controllo in fase progettuale, è stata una occasione speciale per rivedere ed ottimizzare le modalità di pianificazione, le metodologie di audit, i flussi operativi e per ripensare l’assegnazione di responsabilità all’interno dei processi.

La realizzazione del software si è sviluppata nell’arco di un anno con frequenti rilasci parziali e continui confronti sui risultati raggiunti.

Sono stati informatizzati molteplici processi operativi e, prima del completamento del progetto, i primi moduli completati e collaudati hanno iniziato ad essere impiegati e a produrre concreta utilità per i loro utilizzatori.

I risultati raggiunti:

  • Pianificazione annuale e pluriennale

    E’ stato realizzato un sofisticato strumento per la pianificazione delle attività di audit sull’intero albero dei processi delle aziende del Gruppo.

    Lo strumento supporta una macro-pianificazione pluriennale per arrivare a coprire l’audit di tutti i processi e una pianificazione più di dettaglio relativa all’annualità in corso.

    Oltre a pianificare le attività di Audit, è possibile pianificare (e successivamente rendicontare) l’impegno dei singoli analisti da coinvolgere per realizzare concretamente gli audit.

    Un cruscotto restituisce con immediatezza grafica una sintesi dello stato di avanzamento dei piani in corso.

  • Mappatura rischi, controlli e azioni correttive

    Lo strumento consente di gestire un audit sui processi in tutte le sue fasi e dettagli.

    Accompagna e supporta l’analista nella individuazione dei rischi potenzialmente collegati a ciascun processo; per ogni rischio consente di censire eventuali controlli periodici e azioni correttive per mitigarlo.

    Viene poi gestito l’intero iter di approvazione delle valutazioni raccogliendo online la formale approvazione dalle figure deputate.

    Una volta approvato un audit, le azioni correttive individuate sono sottoposte ai responsabili individuati per la loro attuazione e viene supportato il processo di monitoraggio del loro completamento.

  • Automazione della reportistica di audit e delle comunicazioni ai soggetti coinvolti

    A completamento delle attività di audit è necessario produrre complessi documenti che illustrano quanto osservato e le azioni che si è deciso di mettere in atto.

    Lo strumento garantisce la possibilità di generare automaticamente questa reportistica integrando sezioni quantitative recuperate direttamente dalla base dati compilata con sezioni testuali fisse e sezioni testuali a contenuto variabile. 

    I documenti così composti sono gestiti all’interno di un flusso nel quale vari attori -ciascuno secondo il proprio ruolo- contribuiscono, direttamente a sistema, al completamento e alla finalizzazione del documento.

    I documenti così composti ed approvati vengono poi automaticamente inviati ad elenchi di destinatari calcolati dal sistema in funzione di una molteplicità di parametri caratteristici dell’attività di audit specifica.

  • Gestione ispezioni autorità di vigilanza

    Lo strumento consente di censire e gestire le ispezioni periodiche che le autorità di vigilanza deputate effettuano sulle aziende bancarie e assicurative del Gruppo.

    A fronte di una ispezione vengono poi raccolte le eventuali osservazioni proposte dalle Autorità (findings) e le corrispondenti azioni di rimedio da mettere a piano.

    Il sistema gestisce poi tutto il ciclo di monitoraggio relativo al completamente di tali azioni.

SCI Risk Assesment

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BABEL – AUSL Bologna: scrivania virtuale

BABEL – AUSL Bologna

Scritto da RosiRous_86 il .

BABEL – AUSL Bologna

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LA GENESI DEL PROGETTO

Il progetto BABEL è frutto della spinta dell’Azienda USL di Bologna verso l’innovazione dei processi organizzativi interni e della determinazione a cogliere l’opportunità rappresentata dalle novità normative in materia di “processi e documenti digitali”, che da oltre 15 anni, con progressione crescente, stanno orientando la Pubblica Amministrazione italiana verso processi più agili, trasparenti ed efficienti.

Dopo una fase preliminare di esplorazione e di confronto con la complessa organizzazione dell’Ente, quando si è tentato di reperire sul mercato una soluzione informatica all’altezza delle aspettative, ci si è trovati di fronte un ventaglio di proposte di applicativi software tutti rigidamente orientati all’utilizzo da parte di  specialisti della gestione burocratica.

Per non rinunciare alla possibilità di dotarsi uno strumento che realmente supportasse l’innovazione riconosciuta come indispensabile,  l’Azienda si è coraggiosamente decisa ad avviare un processo di analisi progettazione e sviluppo per realizzare una soluzione originale e innovativa, una soluzione user-friendly, orientata ai flussi documentali, utilizzabile in modo distribuito, capace di sostenere concretamente l’obiettivo di eliminare completamente la carta come strumento di gestione amministrativa.

Logo AUSL Bologna

  • AUSL Bologna

    Cliente

  • Piattaforma BABEL

    SERVIZI

  • Sanità pubblica

    Mercato

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Obiettivi del progetto BABEL

  • documenti ufficiali gestiti attraverso flussi di redazione, approvazione, firma e spedizione completamente digitalizzati;
  • riduzione degli intermediari grazie alla possibilità di intervento diretto mirato degli attori interessati sul processo digitale;
  • integrazione di vari processi in una scrivania virtuale unificante;
  • completa eliminazione dello strumento cartaceo;
  • completa eliminazione delle spedizioni non digitali.

Il ruolo di NEXT

 Siamo stati protagonisti della genesi di BABEL, abbiamo collaborato alla sua progettazione concettuale, architetturale e tecnica. 

Negli oltre 10 anni di vita della piattaforma BABEL, abbiamo contribuito al supporto al suo utilizzo e al suo sviluppo evolutivo.

Il documentato successo del progetto BABEL presso AUSL Bologna, ha favorito l’adozione della Piattaforma presso altre Aziende della Sanita Emiliano romagnola e presso altri Enti e Aziende in altre Regioni.

Il contesto

L’Azienda AUSL di Bologna è una della maggiori Aziende sanitarie in Italia per dimensioni e complessità assistenziale.
Il suo territorio comprende 50 comuni su un’area di 3.000 chilometri quadrati circa, per una popolazione di oltre 850.000 abitanti (poco meno di un quinto del totale dell’Emilia Romagna).

E’ articolata in 6 distretti territoriali, che vanno dalla pianura all’Appennino bolognese, passando per il distretto urbano della città di Bologna, 8 dipartimenti ospedalieri e 4 territoriali e ha al suo interno 9 strutture ospedaliere e 58 poliambulatori.

L’Azienda USL di Bologna è impegnata in un costante processo di innovazione per garantire orientamento al cittadino, eccellenza dei servizi, trasparenza.

Il risultato raggiunto

BABEL è attivo presso AUSL Bologna dal Giugno 2013. La prima settimana il sistema è stato utilizzato da 995 persone.

Negli anni successivi, grazie alla opportunità del riuso del software nella PA, BABEL si è diffuso in altre Aziende pubbliche. NEXT ha contribuito e supportato l’implementazione di BABEL in:

  • altre sette aziende sanitarie della Regione Emilia-Romagna: AUSL di Ferrara, AUSL di Imola, AUSL di Parma, AOSP S. Orsola di Bologna, AOSP S. Anna di Ferrara, AOSP di Parma; Istituti Ortopedici Rizzoli
  • presso l’Agenzia per il lavoro della Regione Umbria, in collaborazione di Punto Zero Scarl;
  • presso Azienda Zero (servizi sanitari, socio–sanitari e tecnico amministrativi delle strutture regionali Venete);
  • presso l’Azienda Ospedaliera Universitaria di Verona.

Ad oggi gli utilizzatori di BABEL sono oltre 15.000, con un accesso giornaliero medio di diverse migliaia di utenti.

Tutti gli Atti e le comunicazioni gestite in queste aziende dall’avvio di BABEL sono “originali informatici”, redatti, approvati e firmati in un processo interamente digitale. Anche la documentazione cartacea esterna, afferente ai processi governati dal sistema, viene digitalizzata all’interno di BABEL. 

L’introduzione di BABEL ha portato con se l’opportunità di coinvolgimento diretto dei protagonisti dei passaggi decisionali, riducendo in questo modo la necessità di mediazione delle segreterie ed ottenendo come risultato netto una significativa riduzione dei tempi di flusso con una crescita dell’efficienza complessiva di straordinaria rilevanza.

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